WhatsApp AI Bisnis Dashboard

Project SONAQO - WhatsApp AI Assistant - Product Database - Admin Handover

Project ini adalah prototype dashboard untuk membantu bisnis membalas chat customer lewat AI. Bahasa gampangnya: customer bertanya di WhatsApp, AI membaca pertanyaan, AI mencari data produk, lalu AI menjawab otomatis. Kalau pertanyaannya butuh manusia, admin bisa mengambil alih chat.

Tujuan Project

Tujuan project ini adalah membuat alur WhatsApp bisnis menjadi lebih rapi. Bisnis bisa menyimpan daftar produk, melihat riwayat chat, membalas customer, dan mengatur kapan bot AI aktif atau kapan admin harus masuk. Jadi admin tidak harus menjawab pertanyaan yang sama terus-menerus dari awal.

Gambaran Paling Sederhana

1. Customer chat ke nomor WhatsApp bisnis.
2. Sistem menerima pesan customer.
3. AI membaca pesan dan mencari jawaban dari database produk.
4. Kalau pertanyaannya sederhana, AI menjawab otomatis.
5. Kalau customer butuh bantuan manusia, admin klik customer lalu membalas manual.
6. Admin bisa mengembalikan chat ke AI setelah urusan selesai.

Masalah yang Diselesaikan

• Customer sering bertanya stok, harga, dan alternatif produk yang sama.
• Admin bisa telat membalas kalau chat masuk banyak.
• Data produk sering tercecer di catatan, chat lama, atau spreadsheet.
• Bisnis butuh alur jelas: kapan AI menjawab, kapan admin mengambil alih.

Solusi yang Dibangun

Solusinya adalah dashboard WhatsApp AI Bisnis dengan tiga bagian utama: Chat, Produk, dan Admin. Bagian Chat dipakai untuk melihat riwayat percakapan. Bagian Produk dipakai untuk mengisi data barang. Bagian Admin dipakai untuk membalas customer secara manual saat AI tidak cukup.

Tampilan di WhatsApp Customer

Bagian ini menunjukkan hasil akhirnya dari sisi customer. Customer tidak perlu melihat dashboard. Mereka cukup chat seperti biasa di WhatsApp, lalu AI menjawab dengan bahasa yang rapi berdasarkan data produk yang sudah diisi admin.

Cara Menggunakan Sistem

1. Isi Data Produk

1. Buka tab Produk.
2. Masukkan nama produk, misalnya MCB Chint 1P 6A.
3. Isi kategori, harga, stok, dan alternatif produk.
4. Klik Simpan Produk.
5. Setelah tersimpan, AI bisa memakai data ini untuk menjawab pertanyaan customer.

2. Customer Mengirim Pesan

1. Customer bertanya lewat WhatsApp, misalnya: "Kak, apakah kipas angin ready?"
2. Pesan masuk ke sistem lewat integrasi Cloud WhatsApp API.
3. Sistem menyimpan pesan ke database.
4. AI membaca pertanyaan dan mencari data produk yang cocok.
5. AI membalas otomatis jika status chat masih AI Aktif.

3. Admin Mengambil Alih Chat

1. Buka tab Admin.
2. Klik customer di panel kiri.
3. Tulis balasan manual di kolom Balas Customer.
4. Klik Kirim.
5. Saat admin aktif, bot diam total agar customer tidak menerima jawaban ganda.
6. Jika urusan selesai, klik Kembalikan ke AI.

Database JSON

Untuk prototype, data bisa disimpan dulu di file JSON agar mudah dipahami dan cepat dikembangkan. Ibarat buku catatan digital: ada catatan produk, catatan chat, status customer, dan pengaturan bot. Contoh struktur database ada di file frontend/data/wa-ai-assistant-database-example.json.

{
  "products": [
    {
      "id": "prd-001",
      "name": "MCB Chint 1P 6A",
      "category": "mcb",
      "price": 35000,
      "stock": 10,
      "alternative": "MCB Schneider 1P 6A"
    }
  ],
  "messages": [
    {
      "customer_phone": "6282123067587",
      "sender": "user",
      "message": "Kak, apakah kipas angin ready?",
      "created_at": "2026-06-05T11:29:00+07:00"
    }
  ],
  "handover": {
    "customer_phone": "6282123067587",
    "mode": "admin"
  }
}

Bisa Naik ke PostgreSQL / MySQL

Kalau sistem sudah dipakai serius, database JSON bisa dipindah ke PostgreSQL atau MySQL. Logikanya tetap sama, hanya penyimpanannya lebih kuat. Produk masuk ke tabel produk, chat masuk ke tabel pesan, customer masuk ke tabel customer, dan status AI/admin masuk ke tabel handover.

• JSON: cocok untuk prototype, demo, dan testing cepat.
• PostgreSQL/MySQL: cocok untuk production, data besar, multi admin, backup, dan reporting.
• Struktur yang bisa dibuat: products, customers, messages, bot_settings, admin_handover, dan conversation_logs.

Integrasi Cloud WhatsApp API

Bagian integrasi ke Cloud WhatsApp API dikerjakan oleh developer. Tugas developer adalah menghubungkan nomor WhatsApp bisnis, webhook pesan masuk, endpoint kirim pesan, database, dan AI responder.

1. Developer menyiapkan Meta Developer App dan Cloud WhatsApp API.
2. Developer mengatur webhook agar pesan customer masuk ke backend.
3. Backend menyimpan pesan ke JSON atau database.
4. AI membaca pesan dan data produk.
5. Backend mengirim balasan kembali ke WhatsApp customer.
6. Jika admin mengambil alih, backend menghentikan balasan AI untuk customer tersebut.

Fitur Utama

• Dashboard chat customer dan riwayat pesan.
• Jumlah total chat, pesan user, dan balasan AI.
• Data produk: nama, kategori, harga, stok, dan alternatif.
• Mode admin handover agar admin bisa membalas manual.
• Mode kembali ke AI agar bot aktif lagi setelah admin selesai.
• Database JSON yang bisa dikembangkan menjadi PostgreSQL atau MySQL.

Manfaat untuk Bisnis

• Customer mendapat respon awal lebih cepat.
• Admin tidak terus mengulang jawaban yang sama.
• Data produk lebih rapi dan bisa dipakai AI untuk menjawab.
• Admin tetap punya kontrol penuh saat percakapan butuh manusia.
• Sistem bisa berkembang dari prototype sederhana menjadi sistem production.

Sistem Ini Bisa Dikembangkan Menjadi

• WhatsApp AI customer service
• AI product assistant
• CRM leads dan follow-up
• Multi admin dashboard
• Order tracking dan invoice flow
• Reporting chat dan performa AI